Så spelar du in det bästa svarsmeddelandet till din växel.
Vi alla vet att det kan vara tråkigt att bemötas av en stel röst i växeln. Eller ännu värre, ingen röst alls… Som företag är det viktigt att inte låta dina kunder bemötas av en oprofessionell tystnad eller ett kryptiskt meddelande. Att informera om öppettider, tjänster och vilka ni är som bolag kan öka förtroendet hos kunden som ringer in och skapa en bättre bild av företaget.
Därför har vi sammanställt våra bästa tips för hur du kan spela in ett riktigt bra svarsmeddelande till din mobila växel.
1. Viktigaste först
Inled med den viktigaste informationen dina kunder behöver veta. Ingen orkar vänta i 30 sekunder innan de får reda på hur de kommer i kontakt med rätt person på ditt bolag. Det ska vara tydligt vad du vill att kunderna ska göra när de ringer in till företagets växel.
2. Så personligt som möjligt… med gränser
Håll meddelandet kort och koncist men se gärna till att få fram personligheten i ert företag. Det är så ni själva sticker ut. Fundera några varv på frågorna: Vad är det som gör er unika? Vad skulle få någon att vilja bli kund direkt när de hör ert välkomstmeddelande?
3. Ge dina kunder ett leende
Det kan låta underligt, men att le när du spelar in ett meddelande kan få dig att låta mer välkomnande och glad. Låtsas som att du har en kamera framför dig och att någon filmar dig när du spelar in ditt svarsmeddelande till växeln. Din glada energi kommer att naturligt översättas till ljud när du hälsar kunderna välkommen.
4. Anpassa meddelanden utifrån era öppettider
Spela in olika typer av svarsmeddelanden beroende på vilken tid under dagen dina kunder ringer. Dessa olika meddelanden kan ha relevant information till just den tidsperioden. Exempelvis om det är lunchstängt i er växel. Hälsa kunden en trevlig lunch samtidigt som du uppmanar till att lämna meddelande, ringa upp igen eller höra av sig via mejl och chatt.
5. Våga vägra stolpiga meddelanden
Vill du sticka ut bland dina konkurrenter? Injicera lite humor i dina meddelanden. Du kan exempelvis berätta ett skämt eller skriva ett rim. Du kan också låta Björn Ranelid läsa upp lite poesi eller låta Glenn Hysén berätta Göteborgsskämt i växeln (Hos Telness, såklart!)
Läs mer om Telness växel
6. Tänk på tempot.
När du spelar in ett meddelande är det viktigt att du har i åtanke att det lär vara första gången åhöraren får den informationen som du delar med dig av.
Är det ett svarsmeddelande om att ni för tillfället har stängt kan det vara bra att hänvisa till er mailadress eller hemsida. Läs då upp mailadressen lugnt och tydligt så att åhöraren har tid att anteckna vart hen ska vända sig till.
Ett svarsmeddelande med för högt tempo kommer enbart leda till en stressig upplevelse. Hellre för långsamt än för fort!
Är du fortfarande inte säker på vad du ska säga?
Lyssna igenom våra förinspelade meddelanden och testa dig fram när du bygger din växel hos Telness.
Hör ett exempel på Björn Ranelid i växeln:
Så spelar du in ett eget meddelande i Telness Växel:
Mer från bloggen
Möt Adam och Jennie – Från Affärshögskolan till Telness
I denna intervju kommer vi låta våra kära praktikanter berätta om vad de tar med sig från sin utbildning som Konceptutvecklare, vad de har för intryck av Telness efter en månad och vad för insikter de nu införskaffat sig.
Möt Camilla - HR-stjärna, COO och Ernst Kirchsteiger
Denna medarbetarintervju är både vinklad och skrytsam. Men också kärleksfull och inspirerande. Vi är så otroligt stolta över alla våra kollegor, inte bara för deras arbete utan också för vilka de är som personer. I denna intervju får ni träffa vår COO och HR-chef, Camilla.
5 anledningar att skaffa ett fastnummer till ditt företag
Ett fastnummer till företaget kan vara en bra backup till chatt- eller mailverktyg och kan hjälpa dig få mer personlig kontakt med dina kunder samtidigt som du slipper riskera att missa viktiga affärer. Därför ger vi våra 5 främsta anledningar till att skaffa ett fastnummer till företaget.