En halvtimme här, några extra mejl där och plötsligt lägger teamet timmar varje vecka på uppgifter som egentligen inte skapar något värde.

Vill du effektivisera ditt företag och frigöra tid till det som verkligen driver tillväxt? Här är de fem största tidstjuvarna och vad du kan göra åt dem.

1. Möten utan struktur äter upp arbetsdagen

Möten är nödvändiga, men de kan också vara en enorm tidstjuv.

För långa möten, för många deltagare och en oklar agenda leder ofta till att teamet spenderar mer tid i möten än på faktiskt arbete. Många möten hade lika gärna kunnat vara ett snabbt Slack-meddelande eller ett kort mejl.

Lösning

• Ha en tydlig agenda – om du inte kan sammanfatta syftet med mötet i en mening, behövs det förmodligen inte

• Bjud bara in de som verkligen behöver vara där

• Använd verktyg som Slack eller Loom för att ersätta onödiga möten med uppdateringar som folk kan ta till sig när det passar

• Inför en mötesfri dag i veckan – så att alla får fokuserad arbetstid

2. Rörig kommunikation skapar omvägar

Hur många gånger har du letat efter en gammal chattkonversation eller skickat “Kan du skicka det där igen?” i ett mejl?

Dålig intern kommunikation leder till missförstånd, dubbelarbete och långsamma beslutsprocesser. Om information sprids över mejl, chattar, dokument och spontana samtal är det lätt att viktiga saker glöms bort eller aldrig når rätt person.

Lösning

• Ha tydliga kommunikationskanaler (Ex. Slack för snabba frågor, Notion för dokumentation, mejl för externa kontakter)

• Standardisera hur beslut fattas och dokumenteras.

• Minska mejlflödet

• Sätt upp regler för tillgänglighet

Ett snabbt sätt att effektivisera kommunikationen? 

Se till att företagets telefoni också är smidig och lättillgänglig.

3. Telefonkaos och ineffektiv hantering av samtal

Många företag fastnar i rörig och manuell hantering av samtal. En kund ringer receptionen, kopplas vidare, får inget svar, lämnar ett meddelande och väntar. Samtidigt försöker någon annan jaga rätt på en kollega för att få ett snabbt besked.

Det är ineffektivt, frustrerande och tar onödigt mycket tid.

Lösning

Med Telness digitala företagsväxel får du en smart, automatiserad lösning för att hantera samtal effektivt.

• Vidarekoppling ser till att kunder alltid når rätt person

• Medarbetare kan ha ett professionellt jobbnumer i mobilen, utan att behöva använda sitt privata nummer

• Automatiska röstmeddelanden och smarta samtalsflöden minskar administrationen

Genom att effektivisera företagets telefoni sparar du både tid och ger en bättre kundupplevelse.

4. Onödiga avbrott och brist på fokus

Studier visar att det tar i snitt 23 minuter att återfå fullt fokus efter en distraktion. Om dagen består av ständiga avbrott från chattar, notiser och oväntade telefonsamtal, går mycket tid förlorad.

Dessutom kan multitasking (trots att det låter produktivt) faktiskt sänka effektiviteten genom att hjärnan konstant växlar mellan uppgifter.

Lösning

• Inför fokuspass utan avbrott – ex. 90 minuter där inga mejl eller samtal stör.

• Planera in specifika tider för att svara på mejl och meddelanden istället för att kolla dem hela dagen.

• Använd stör ej-lägen i telefon och dator för att undvika onödiga notiser.

• Ha tydliga rutiner för hur och när kunder och kollegor förväntas få svar.

Så slipper du de största tidstjuvarna

Om du vill att ditt företag ska bli snabbare, smidigare och mer effektivt, börja med att eliminera de största tidstjuvarna. Genom att:

• Strukturera och minska antalet onödiga möten

• Standardisera kommunikation och se till att alla har rätt information

• Effektivisera företagets telefoni så att rätt samtal når rätt person direkt

• Automatisera manuella uppgifter som fakturering, mötesbokningar och uppföljningar

• Minska avbrott och multitasking, så att teamet kan jobba mer fokuserat.

Rörig kommunikation

När vissa medarbetare jobbar på kontoret och andra på distans är det lätt att information fastnar i olika kanaler. Vissa beslut tas i spontana samtal på kontoret, medan de som jobbar hemifrån missar viktiga uppdateringar.

Utmaning

Ett vanligt misstag är att använda för många olika kommunikationsverktyg utan en tydlig struktur. Ett mejl skickas, någon svarar på Slack, en tredje person får informationen i ett möte och plötsligt har ingen koll på vad som gäller.

Lösning

För att undvika detta bör all viktig information finnas samlad på ett gemensamt ställe, exempelvis i Notion eller Google Drive. Dessutom är det smart att ha en policy där beslut som tas muntligt alltid dokumenteras och delas digitalt, så att ingen missar något viktigt.

Telefonin blir kaos

Ett av de vanligaste problemen med hybridarbete är att företagets telefoni inte anpassas efter den nya arbetsmodellen. 

Utmaning

När vissa är på kontoret och andra jobbar hemifrån blir det svårt att hantera inkommande samtal, vilket kan leda till missade kunder, långsamma svarstider och röriga kundkontakter.

Om företagets telefonilösning fortfarande bygger på att någon ska sitta vid en fast telefon på kontoret, eller att medarbetarna använder sina privata nummer, skapar det en inkonsekvent och oprofessionell kundupplevelse.

Lösning

Med Telness digitala företagsväxel kan företaget hantera alla samtal smidigt, oavsett var teamet jobbar. Ett gemensamt företagsnummer gör att kunderna alltid når rätt person, samtidigt som vidarekoppling och smarta röstmeddelanden ser till att inget samtal faller mellan stolarna.

Möten fungerar inte som de ska

Möten har alltid varit en utmaning, men i hybridmiljöer blir det extra svårt att få dem att fungera bra. 

Utmaning

Ofta får de som sitter i rummet ett övertag i diskussionen, medan de som deltar på distans blir passiva lyssnare. Dålig ljudkvalitet, kameror som är avstängda och oklar mötesstruktur gör att hybridmöten ofta känns ineffektiva och oengagerande.

Lösning

Ett enkelt sätt att förbättra hybridmöten är att alltid använda bra ljud- och videoutrustning, så att alla deltagare hör och syns ordentligt. Dessutom bör företaget ha en mötespolicy där alla deltar på lika villkor, till exempel genom att även de på kontoret loggar in digitalt, så att alla har samma upplevelse.

Att strukturera möten med en tydlig agenda, fördela ordet jämnt och säkerställa att beslutsfattande är transparent gör stor skillnad för hur effektiva och inkluderande möten blir.

Så undviker du fallgroparna med hybridarbete

Hybridarbete kan vara en fantastisk lösning om det är välplanerat och genomtänkt. För att det ska fungera långsiktigt måste ni:

• Sätta tydliga riktlinjer

• Hålla kommunikationen strukturerad

• Använda en smidig telefonilösning

• Aktivt arbeta med företagskulturen

Vill du läsa mer om hur ditt företag kan optimera sig för arbete hemifrån? 

Kika in detta inlägg